Datenschutzerklärung

1. Begriffsbestimmungen

Die Datenschutzerklärung der ImmoStay GmbH beruht auf den Begrifflichkeiten, die durch den Europäischen Richtlinien- und Verordnungsgeber beim Erlass der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) verwendet wurden. Unsere Datenschutzerklärung soll sowohl für die Öffentlichkeit als auch für unsere Kunden und Geschäftspartner einfach lesbar und verständlich sein.

2. Name und Anschrift des für die Verarbeitung Verantwortlichen

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung, sonstiger in den Mitgliedstaaten der Europäischen Union geltenden Datenschutzgesetze und anderer Bestimmungen mit datenschutzrechtlichem Charakter ist die:

3. Cookies

Die Internetseiten der ImmoStay GmbH verwenden Cookies. Cookies sind Textdateien, welche über einen Internetbrowser auf einem Computersystem abgelegt und gespeichert werden. Zahlreiche Internetseiten und Server verwenden Cookies. Viele Cookies enthalten eine sogenannte Cookie-ID. Eine Cookie-ID ist eine eindeutige Kennung des Cookies. Sie besteht aus einer Zeichenfolge, durch welche Internetseiten und Server dem konkreten Internetbrowser zugeordnet werden können, in dem das Cookie gespeichert wurde.

Zur Analyse oder für Werbung setzen wir keine Cookies ein. Welche Cookies und ähnlichen Technologien diese Website konkret verwendet, beschreiben wir im Abschnitt „Cookies und Einwilligung“.

Die betroffene Person kann die Setzung von Cookies durch unsere Internetseite jederzeit mittels einer entsprechenden Einstellung des genutzten Internetbrowsers verhindern und damit der Setzung von Cookies dauerhaft widersprechen. Ferner können bereits gesetzte Cookies jederzeit über einen Internetbrowser oder andere Softwareprogramme gelöscht werden. Deaktiviert die betroffene Person die Setzung von Cookies in dem genutzten Internetbrowser, sind unter Umständen nicht alle Funktionen unserer Internetseite vollumfänglich nutzbar.

4. Erfassung von allgemeinen Daten und Informationen

Die Internetseite der ImmoStay GmbH erfasst mit jedem Aufruf der Internetseite durch eine betroffene Person oder ein automatisiertes System eine Reihe von allgemeinen Daten und Informationen. Diese allgemeinen Daten und Informationen werden in den Logfiles des Servers gespeichert. Erfasst werden können:

• die verwendeten Browsertypen und Versionen
• das vom zugreifenden System verwendete Betriebssystem
• die Internetseite, von welcher ein zugreifendes System auf unsere Internetseite gelangt (sogenannte Referrer)
• die Unterwebseiten, welche über ein zugreifendes System auf unserer Internetseite angesteuert werden
• das Datum und die Uhrzeit eines Zugriffs auf die Internetseite
• eine Internet-Protokoll-Adresse (IP-Adresse)
• der Internet-Service-Provider des zugreifenden Systems
• sonstige ähnliche Daten und Informationen, die der Gefahrenabwehr im Falle von Angriffen auf unsere informationstechnologischen Systeme dienen

Bei der Nutzung dieser allgemeinen Daten und Informationen zieht die ImmoStay GmbH keine Rückschlüsse auf die betroffene Person. Diese Informationen werden vielmehr benötigt, um (1) die Inhalte unserer Internetseite korrekt auszuliefern, (2) die Inhalte unserer Internetseite zu optimieren, (3) die dauerhafte Funktionsfähigkeit unserer informationstechnologischen Systeme und der Technik unserer Internetseite zu gewährleisten sowie (4) um Strafverfolgungsbehörden im Falle eines Cyberangriffes die zur Strafverfolgung notwendigen Informationen bereitzustellen.

Die Daten der Server-Logfiles werden getrennt von allen durch eine betroffene Person angegebenen personenbezogenen Daten gespeichert.

5. Abonnement unseres Newsletters

Auf unserer Website kannst Du Deine E-Mail-Adresse für unseren Newsletter hinterlegen. Verarbeitet werden dabei ausschließlich die von Dir eingegebene E-Mail-Adresse sowie die Sprachfassung der Seite, auf der Du Dich eingetragen hast, und der Zeitpunkt der Eintragung.

Deine Eintragung erreicht uns technisch als E-Mail in unser Postfach und wird dort erfasst. Der Versand dieser E-Mail erfolgt über unseren Mail-Dienstleister (siehe Abschnitt „Nachrichten an Dich“). Ein automatisierter Newsletter-Versand findet derzeit nicht statt; wir schreiben Dich erst an, wenn wir einen Newsletter herausgeben.

Zweck: Zusendung von Informationen über unsere Angebote. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), die Du mit der Eintragung erteilst.

Du kannst Deine Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen — formlos per E-Mail an info@immostay.de oder über den Abmeldelink in einer Newsletter-Mail. Nach dem Widerruf löschen wir Deine E-Mail-Adresse aus dem Verteiler.

6. Kontaktmöglichkeit über die Internetseite

Die Internetseite der ImmoStay GmbH enthält aufgrund von gesetzlichen Vorschriften Angaben, die eine schnelle elektronische Kontaktaufnahme zu unserem Unternehmen sowie eine unmittelbare Kommunikation mit uns ermöglichen. Sofern eine betroffene Person per E-Mail oder über ein Kontaktformular den Kontakt mit dem für die Verarbeitung Verantwortlichen aufnimmt, werden die von der betroffenen Person übermittelten personenbezogenen Daten automatisch gespeichert. Solche auf freiwilliger Basis übermittelten personenbezogenen Daten werden für Zwecke der Bearbeitung oder der Kontaktaufnahme zur betroffenen Person gespeichert. Es erfolgt keine Weitergabe dieser personenbezogenen Daten an Dritte.

7. Löschung und Sperrung von personenbezogenen Daten

Der für die Verarbeitung Verantwortliche verarbeitet und speichert personenbezogene Daten der betroffenen Person nur für den Zeitraum, der zur Erreichung des Speicherungszwecks erforderlich ist oder sofern dies durch den Europäischen Richtlinien- und Verordnungsgeber oder einen anderen Gesetzgeber in Gesetzen oder Vorschriften, welchen der für die Verarbeitung Verantwortliche unterliegt, vorgesehen wurde. Entfällt der Speicherungszweck oder läuft eine vom Europäischen Richtlinien- und Verordnungsgeber oder einem anderen zuständigen Gesetzgeber vorgeschriebene Speicherfrist ab, werden die personenbezogenen Daten entsprechend den gesetzlichen Vorschriften gesperrt oder gelöscht. Welche Daten wir bereits automatisch löschen und welche noch nicht, steht im Abschnitt „Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden“.

8. Rechte der betroffenen Person

9. Datenschutz bei Bewerbungen und im Bewerbungsverfahren

Der für die Verarbeitung Verantwortliche erhebt und verarbeitet die personenbezogenen Daten von Bewerbern zum Zwecke der Abwicklung des Bewerbungsverfahrens. Die Verarbeitung kann auch auf elektronischem Wege erfolgen.

Schließt der für die Verarbeitung Verantwortliche einen Anstellungsvertrag mit einem Bewerber, werden die übermittelten Daten zum Zwecke der Abwicklung des Beschäftigungsverhältnisses unter Beachtung der gesetzlichen Vorschriften gespeichert. Wird kein Anstellungsvertrag geschlossen, so werden die Bewerbungsunterlagen zwei Monate nach Bekanntgabe der Absageentscheidung gelöscht, sofern einer Löschung keine sonstigen berechtigten Interessen entgegenstehen.

10. Eingebundenes YouTube-Video

Auf der Seite „Unterkünfte“ zeigen wir ein Video, das bei YouTube liegt, einem Dienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin, D04 E5W5, Irland. Wir binden es über die Adresse youtube-nocookie.com ein, und es wird erst geladen, wenn Du es mit einem Klick startest. Vorher überträgt die Seite nichts an YouTube oder Google, auch kein Vorschaubild.

Mit dem Klick lädt Dein Browser den Player von YouTube. Dabei erhält Google Deine IP-Adresse, die aufgerufene Seite und Angaben zu Deinem Browser; YouTube kann Cookies setzen oder Daten im Speicher Deines Browsers ablegen und den Aufruf Deinem Google-Konto zuordnen, wenn Du dort angemeldet bist. Dabei können Daten an die Google LLC in den USA übermittelt werden. Die Google LLC ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; die Übermittlung stützt sich auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG — Deine Einwilligung erteilst Du mit dem Klick. Wir merken uns den Klick nicht: Rufst Du die Seite erneut auf, bleibt das Video gesperrt, bis Du es wieder startest. Die Datenschutzhinweise von Google findest Du unter policies.google.com/privacy.

11. Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Art. 6 I lit. a DS-GVO dient unserem Unternehmen als Rechtsgrundlage für Verarbeitungsvorgänge, bei denen wir eine Einwilligung für einen bestimmten Verarbeitungszweck einholen. Ist die Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, erforderlich, so beruht die Verarbeitung auf Art. 6 I lit. b DS-GVO.

Unterliegt unser Unternehmen einer rechtlichen Verpflichtung durch welche eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten erforderlich wird, so basiert die Verarbeitung auf Art. 6 I lit. c DS-GVO. Letztlich könnten Verarbeitungsvorgänge auf Art. 6 I lit. f DS-GVO beruhen, wenn die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses unseres Unternehmens oder eines Dritten erforderlich ist.

12. Berechtigte Interessen an der Verarbeitung

Basiert die Verarbeitung personenbezogener Daten auf Artikel 6 I lit. f DS-GVO ist unser berechtigtes Interesse die Durchführung unserer Geschäftstätigkeit zugunsten des Wohlergehens all unserer Mitarbeiter und unserer Anteilseigner.

13. Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden

Das Kriterium für die Dauer der Speicherung von personenbezogenen Daten ist die jeweilige gesetzliche Aufbewahrungsfrist. Nach Ablauf der Frist werden die entsprechenden Daten gelöscht, sofern sie nicht mehr zur Vertragserfüllung oder Vertragsanbahnung erforderlich sind.

Automatisch gelöscht wird bislang insbesondere der Meldeschein (siehe Abschnitt „Gästeseite und Online-Check-in“). Nachrichtenverläufe aus Chat, WhatsApp und E-Mail, Mitschriften von Gesprächen mit unserem Assistenten und Dateien, die Du uns schickst, löschen wir derzeit nicht automatisch; auf Deinen Wunsch löschen wir sie, soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

14. Gesetzliche oder vertragliche Vorschriften zur Bereitstellung der personenbezogenen Daten

Wir klären Dich darüber auf, dass die Bereitstellung personenbezogener Daten zum Teil gesetzlich vorgeschrieben ist (z.B. Steuervorschriften) oder sich auch aus vertraglichen Regelungen ergeben kann. Mitunter kann es zu einem Vertragsschluss erforderlich sein, dass eine betroffene Person uns personenbezogene Daten zur Verfügung stellt, die in der Folge durch uns verarbeitet werden müssen. Eine Nichtbereitstellung der personenbezogenen Daten hätte zur Folge, dass der Vertrag mit dem Betroffenen nicht geschlossen werden könnte.

15. Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung

Als verantwortungsbewusstes Unternehmen verzichten wir auf eine automatische Entscheidungsfindung oder ein Profiling.

16. Cookies und Einwilligung

Wir setzen keine Cookies zur Analyse oder für Werbung ein. Um Deine Einwilligung bitten wir nur an einer Stelle: beim YouTube-Video auf der Seite „Unterkünfte“, das erst nach Deinem Klick geladen wird (siehe Abschnitt „Eingebundenes YouTube-Video“).

Diese Website setzt selbst nur ein einziges Cookie, und zwar ein funktionales: Wählst Du eine Sprache aus — über die Sprachauswahl oder indem Du eine Adresse mit „/de“ aufrufst —, speichern wir diese Wahl im Cookie immostay_locale. Es enthält nur das Kürzel der Sprache (etwa „en“), läuft nach einem Jahr ab und sorgt dafür, dass Dir die Website beim nächsten Besuch wieder in dieser Sprache erscheint. Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; soweit dabei personenbezogene Daten verarbeitet werden, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — unser berechtigtes Interesse ist, Dir die Website in der Sprache anzuzeigen, die Du gewählt hast.

Außerdem legt die Website einzelne Angaben im Speicher Deines Browsers ab. Für die Dauer Deines Besuchs sind das die Herkunftsangaben — über welche Werbung oder Website Du zu uns gekommen bist und auf welcher Seite Du eingestiegen bist (siehe Abschnitt „Buchung auf dieser Website“) — sowie ein Vermerk, ob Dir der Hinweis auf unseren Chat schon angezeigt wurde. Nach einer Buchung vermerkt Dein Browser außerdem eine Kennung dieser Buchung und den Zeitpunkt, damit unsere Statistik die Buchung nur einmal zählt, auch wenn Du die Bestätigungsseite erneut aufrufst; dieser Vermerk bleibt, bis Du die Websitedaten in Deinem Browser löschst.

Unsere Reichweitenmessung mit Umami kommt ohne Cookies aus (siehe Abschnitt „Technischer Betrieb“).

17. Buchung auf dieser Website

Buchungen wickeln wir seit dem 17. August 2026 selbst ab, unter immostay.de/buchen. Du verlässt diese Website dafür nicht. Verarbeitet werden:

• Suchangaben: Reisezeitraum, Personenzahl, Alter mitreisender Kinder, gewähltes Objekt und ein etwaiger Aktionscode
• Gastdaten: Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Staatsangehörigkeit
• Buchungsdetails: Unterkunft, Tarif, Zeitraum, Gesamtbetrag
• Angaben zur anreisenden Person, wenn Du für jemand anderen buchst: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer
• Herkunftsangaben: über welche Werbung oder Website Du zu uns gekommen bist — Kampagnenparameter, Klick-Kennungen von Google, Meta oder Microsoft und die verweisende Website (nur deren Name, nicht die vollständige Adresse). Wir legen sie während Deines Besuchs im Speicher Deines Browsers ab und speichern sie mit Deiner Buchung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist zu erkennen, welche Werbung zu Buchungen führt.

Zweck: Vertragsanbahnung und Abwicklung der Buchung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen). Verfügbarkeiten, Preise und die Buchung selbst laufen über apaleo (siehe Abschnitt „apaleo“).

Zahlung: Die Zahlungsabwicklung erfolgt über Apaleo Pay; technischer Zahlungsdienstleister ist Adyen N.V., Simon Carmiggeltstraat 6-50, 1011 DJ Amsterdam, Niederlande. Deine Kartendaten gibst Du in ein von Adyen bereitgestelltes Eingabefeld ein; sie werden verschlüsselt direkt an Adyen übertragen. Vollständige Kartendaten erreichen unsere Server nicht und werden von uns nicht gespeichert. Wir erhalten lediglich eine Zahlungsreferenz sowie Angaben zu Status, Betrag und Zahlungsart. Verlangt Deine Bank eine starke Kundenauthentifizierung (3-D Secure), wird diese von Adyen durchgeführt.

An Adyen übermittelt werden dabei außerdem Dein Name, Deine E-Mail-Adresse, Deine Telefonnummer, Deine IP-Adresse und technische Angaben zu Deinem Browser. Adyen benötigt sie, um die Zahlung dem richtigen Vorgang zuzuordnen, die starke Kundenauthentifizierung durchzuführen und Betrugsversuche zu erkennen.

Bei kostenfrei stornierbaren Tarifen wird die Karte bei der Buchung nur geprüft und hinterlegt; belastet wird sie erst mit Ablauf der kostenfreien Stornofrist. Bei nicht stornierbaren Tarifen erfolgt die Belastung sofort. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, hinsichtlich der Betrugsprävention und der gesetzlichen Pflichten des Zahlungsdienstleisters Art. 6 Abs. 1 lit. c und lit. f DSGVO.

Adyen hinterlegt Dein Zahlungsmittel in beiden Fällen für diese Buchung — bei uns nur als Kennung, nie mit der Kartennummer —, damit wir aus der Buchung später fällige Beträge belasten können, etwa bei Nichtanreise oder Schäden (Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO). Bei sofort fälligen Zahlungen kann Adyen neben der Karte weitere Zahlungsarten anbieten, etwa PayPal, Google Pay oder Apple Pay; wählst Du eine davon, erhält auch deren Anbieter die für die Zahlung nötigen Daten und verarbeitet sie in eigener Verantwortung.

18. likeMagic (Altbestand)

Bis August 2026 haben wir für Buchung und Gästekommunikation die Plattform likeMagic (likeMagic, a SV Group Corporate Venture) eingesetzt. Seit dem 4. September 2026 senden wir keine Nachrichten mehr über likeMagic; Buchungen und Gästekommunikation laufen ohne likeMagic (siehe die folgenden Abschnitte).

Bei likeMagic liegen weiterhin die Daten aus der Zeit davor: Kontakt- und Buchungsdaten, Nachrichtenverläufe, Angaben zum Aufenthalt und gegebenenfalls Ausweisdaten aus dem damaligen Online-Check-in. Bis zum Ende unseres Vertrags ist likeMagic außerdem mit unserem Buchungssystem apaleo verbunden, hat dort Zugriff auf die Buchungsdaten und meldet Gäste am Abreisetag ab.

Zweck: geordnetes Auslaufen der früheren Plattform und Abwicklung von Aufenthalten aus Altbuchungen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist ein geordneter Übergang auf unsere eigenen Systeme. likeMagic verarbeitet diese Daten in unserem Auftrag. Diese Verarbeitung läuft aus: Mit dem Ende unseres Vertrags wird die Verbindung getrennt; die bei likeMagic gespeicherten Daten lassen wir dann löschen.

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung bei likeMagic — einschließlich der dort eingesetzten Unterauftragsverarbeiter — findest Du in deren Datenschutzhinweisen (auf Englisch) unter likemagic.tech/privacy-policy.

19. apaleo (Hotelmanagement-System)

Im Hintergrund setzen wir zur Verwaltung von Buchungen, Reservierungen, Zimmer- und Ratenzuordnung sowie zur Abrechnung das Property-Management-System apaleo der apaleo GmbH, Rosenheimer Straße 143c, 81671 München, Deutschland ein. Sämtliche Buchungen laufen dort zusammen — gleich, ob Du direkt auf dieser Website gebucht hast oder über ein Reiseportal wie Booking.com, Airbnb oder Expedia. Buchungen über Reiseportale erreichen apaleo über den Channel-Manager SiteMinder; SiteMinder erhält dafür die Buchungs- und Kontaktdaten, die Du beim Portal angegeben hast.

In apaleo werden insbesondere verarbeitet:

• Reservierungs- und Buchungsdaten (Ankunft, Abreise, Unterkunft, Zahlungsstatus)
• Kontakt- und Rechnungsdaten der Gäste
• Kommunikations- und Aufenthaltshistorie

Zweck: Abwicklung der Buchung, Rechnungsstellung, Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Meldepflichten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Verpflichtungen). apaleo verarbeitet diese Daten in unserem Auftrag.

Weitere Informationen unter apaleo.com/privacy.

20. Gästeseite und Online-Check-in

Nach Deiner Buchung erhältst Du einen persönlichen Link auf Deine Gästeseite (Adresse der Form immostay.de/magic/…). Der Link enthält einen zufälligen, nicht erratbaren Zugangsschlüssel und wird je reisender Person vergeben. Ein Passwort brauchst Du nicht — wer den Link hat, sieht die Daten. Gib ihn deshalb nicht weiter.

Dort findest Du Deine Buchungsdaten, Anreiseinformationen, Deinen Türcode, Rechnungen und die Möglichkeit, Zusatzleistungen zu buchen. Verarbeitet werden dafür die Daten aus Deiner Buchung sowie die Angaben, die Du dort selbst machst.

Beim Online-Check-in fragen wir alle Gäste nach dem Ankunftszeitraum und der Zahl der Reisenden und bitten Dich, die Hausordnung zu bestätigen. Liegt uns keine Handynummer vor, kannst Du freiwillig eine angeben. Wir nutzen sie nur für diesen Aufenthalt — für Nachrichten per WhatsApp oder SMS, etwa Deinen Türcode, und um Dich am Telefon und bei WhatsApp Deiner Buchung zuordnen zu können — und übernehmen sie in apaleo, wenn dort noch keine steht. Für Mitreisende kannst Du eigene Links erzeugen und selbst weitergeben; dafür fragen wir höchstens freiwillig den Vornamen ab. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Meldeschein für ausländische Gäste

Deutsche Staatsangehörige müssen seit dem 1. Januar 2025 keinen Meldeschein mehr ausfüllen (§ 29 Bundesmeldegesetz). Wir fragen deshalb zuerst nur, ob alle Reisenden deutsche Staatsangehörige sind — trifft das zu, erheben wir für den Meldezweck gar nichts.

Andernfalls erheben wir genau die Angaben, die § 30 Abs. 2 Bundesmeldegesetz vorschreibt:

• Familienname und Vorname
• Geburtsdatum
• Staatsangehörigkeit(en)
• Anschrift (Straße, Postleitzahl, Ort, Staat)
• An- und Abreisetag
• Zahl und Staatsangehörigkeiten mitreisender ausländischer Personen — ausdrücklich ohne deren Namen
• die Seriennummer des Passes oder Passersatzpapiers

Zweck: Erfüllung der besonderen Meldepflicht in Beherbergungsstätten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit §§ 29, 30 Bundesmeldegesetz. Die Angaben sind gesetzlich vorgeschrieben; ohne sie dürfen wir Dich nicht beherbergen.

Besonderer Schutz der Passnummer: Die Seriennummer Deines Passes wird verschlüsselt gespeichert (AES-256-GCM) und ist auch für uns nicht im Klartext einsehbar, solange sie nicht für den gesetzlichen Zweck benötigt wird. Der Meldeschein wird ein Jahr nach Deiner Abreise automatisch vernichtet — dafür läuft täglich ein Löschvorgang. Er wird nicht an unser Buchungssystem oder an Reiseportale übermittelt.

Bestätigung des Meldescheins: Weil wir keine Rezeption haben, bestätigst Du Deine Angaben mit einer Kartenprüfung mit starker Kundenauthentifizierung (§ 29 Abs. 5 Bundesmeldegesetz). Adyen prüft Deine Karte dafür über Apaleo Pay mit 0,00 € — es wird nichts abgebucht. Adyen erhält dabei Deine Kartendaten, Deine IP-Adresse, Angaben zu Deinem Browser und Deine Buchungsnummer. Wir speichern nur die Referenz der Prüfung, verschlüsselt beim Meldeschein, und vernichten sie mit ihm. Du kannst den Schritt überspringen; Check-in und Türcode hängen nicht daran. Die zuständigen Behörden, etwa die Polizei, können die Vorlage des Meldescheins verlangen.

Bitte schick uns keine Ausweiskopien. Für den Meldeschein brauchen wir sie nicht — die oben genannten Angaben genügen. Schickst Du uns trotzdem ein Foto Deines Ausweises per E-Mail oder WhatsApp, wird es wie jeder andere Anhang verarbeitet und ist damit schwächer geschützt als der Meldeschein selbst.

21. KI-Assistent im Chat und am Telefon

Unsere Gästebetreuung läuft zu einem großen Teil über einen KI-Assistenten — im Chatfenster dieser Website, schriftlich oder über die Sprachfunktion „Sprechen“, über WhatsApp, per E-Mail und am Telefon unter unserer Servicenummer. Er beantwortet Fragen selbstständig und übergibt an einen Menschen, wenn er nicht weiterkommt. Du sprichst also zunächst mit einer Maschine. Wir weisen darauf im Chatfenster, vor dem Start der Sprachfunktion und am Telefon zu Beginn des Gesprächs hin.

Verarbeitet werden Deine Nachricht beziehungsweise Deine Äußerungen im Gespräch, der bisherige Verlauf, die Sprache sowie — wenn wir Dich einer Buchung zuordnen können — die Eckdaten dieser Buchung (Unterkunft, An- und Abreise, Status) und gegebenenfalls Dein Türcode. Schickst Du uns ein Foto, ein PDF oder eine Sprachnachricht, wird auch dieser Inhalt verarbeitet.

Dabei setzen wir folgende Dienstleister ein:

• Anthropic Ireland, Limited, 6th Floor, South Bank House, Barrow Street, Dublin 4, D04 TR29, Irland — erzeugt die Antworten des Assistenten (Modellfamilie „Claude“)
• Voyage AI Innovations, Inc., USA — durchsucht unsere Wissensdatenbank nach den passenden Auskünften; erhält dafür Deine Frage
• Deepgram, Inc., 548 Market St, Suite 25104, San Francisco, CA 94104, USA — wandelt Gesprochenes in Text um (am Telefon, bei der Sprachfunktion dieser Website und bei WhatsApp-Sprachnachrichten)
• Eleven Labs Inc., 169 Madison Ave #2484, New York, NY 10016, USA — erzeugt die Stimme des Assistenten am Telefon und in der Sprachfunktion
• LiveKit Incorporated, 369 Sutter St, San Francisco, CA, USA — überträgt das Gespräch technisch zwischen Dir und dem Assistenten, am Telefon wie im Browser
• easybell GmbH, Brückenstraße 5a, 10179 Berlin — ist unser Telefonanbieter und vermittelt den Anruf

Kommt der Assistent am Telefon nicht weiter, verbindet er Dich mit einem externen Telefonservice, der Anrufe in unserem Auftrag annimmt; dieser erhält vorab eine kurze Zusammenfassung Deines Anliegens und führt das Gespräch mit Dir weiter. Bittest Du um Rückruf oder soll unser Team übernehmen, erhält es eine Meldung über Slack (siehe Abschnitt „Technischer Betrieb“).

Gespräche am Telefon und über die Sprachfunktion dieser Website werden nicht als Tonaufnahme gespeichert. Wir speichern eine schriftliche Mitschrift des Gesprächs sowie Zeitpunkt und Dauer, am Telefon auch Deine Rufnummer — damit wir an Dein Anliegen anknüpfen können und um den Assistenten zu verbessern. Türcodes werden vor dem Speichern aus der Mitschrift entfernt.

Zweck: Beantwortung Deiner Anfragen, Betreuung während des Aufenthalts und Qualitätssicherung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist eine schnelle, rund um die Uhr erreichbare Gästebetreuung und deren Verbesserung. Du bist nicht verpflichtet, mit dem Assistenten zu sprechen — sag im Chat oder am Telefon, dass Du einen Menschen möchtest, oder schreib uns an info@immostay.de.

22. Nachrichten an Dich

Vor, während und nach Deinem Aufenthalt schreiben wir Dir — Buchungsbestätigung, Anreiseinformationen, Türcode, Rechnung. Je nachdem, wie Du gebucht hast und welche Kontaktdaten uns vorliegen, geschieht das per E-Mail, WhatsApp oder SMS. Dafür setzen wir ein:

• E-Mail — Plus Five Five, Inc. („Resend“), 2261 Market Street #5039, San Francisco, CA 94114, USA. Über Resend versenden wir unsere E-Mails und empfangen Deine Antworten. Verarbeitet werden Absender, Empfänger, Betreff, Inhalt und Anhänge.
• WhatsApp — WhatsApp Ireland Limited, c/o Meta Platforms Ireland Ltd, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland. Verarbeitet werden Deine Rufnummer und der Nachrichteninhalt.
• SMS — seven communications GmbH & Co. KG, Willestr. 4-6, 24103 Kiel. Verarbeitet werden Deine Mobilnummer und der Nachrichtentext. Auch Dein Türcode wird auf diesem Weg verschickt, wenn Du ihn per SMS angefordert hast oder wir ihn Dir vor der Anreise senden.

Zweck: Abwicklung Deiner Buchung und Betreuung während des Aufenthalts. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Etwa drei Tage nach Deiner Abreise bitten wir Dich per E-Mail um eine Rückmeldung und weisen Dich darauf hin, dass Du direkt bei uns buchen kannst. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse sind Rückmeldungen unserer Gäste und Direktbuchungen. Du kannst dem jederzeit widersprechen — eine kurze Nachricht an info@immostay.de genügt.

23. Türzugang

Unsere Türen öffnen sich mit einem Zahlencode, den Du vor der Anreise erhältst. Verwaltet werden diese Codes über das System eAccess der Glutz AG, Segetzstrasse 13, 4502 Solothurn, Schweiz.

An Glutz übermitteln wir weder Deinen Namen noch Deine Kontaktdaten, sondern nur eine Buchungskennung, den Code und den Zeitraum, in dem er gültig ist. Zurück erhalten wir technische Meldungen — etwa, ob und wann Dein Code an der Tür angekommen ist — sowie je Tür einen Gesamtzähler der Öffnungen. Wann eine Tür mit welchem Code geöffnet wurde, rufen wir nicht ab.

Zweck: Zutritt zur gebuchten Unterkunft, Sicherheit des Objekts. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die technischen Meldungen; unser berechtigtes Interesse ist ein zuverlässiger Zugang zu unseren Objekten. Die Schweiz gilt nach einem Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission als Land mit einem angemessenen Datenschutzniveau.

24. Technischer Betrieb

Damit diese Website, Deine Gästeseite und unsere internen Systeme laufen und unser Team sich abstimmen kann, arbeiten wir mit folgenden Anbietern zusammen. Sie verarbeiten die Daten in unserem Auftrag.

• Vercel Inc., 440 N Barranca Avenue #4133, Covina, CA 91723, USA — betreibt diese Website, unsere Gästeseite und unser internes Verwaltungssystem. Wir haben die Verarbeitung auf die Region Frankfurt am Main festgelegt.
• Databricks, Inc. (Anbieter der Datenbank „Neon“), 160 Spear Street, San Francisco, CA 94105, USA — stellt unsere Hauptdatenbank bereit. Sie liegt in der Region Frankfurt am Main. Hier werden Deine Buchungs- und Kontaktdaten, Dein Meldeschein und Deine Türcodes gespeichert.
• Railway Corporation, 548 Market St PMB 68956, San Francisco, CA 94104, USA — betreibt unseren Chat- und Sprachassistenten samt zugehöriger Datenbank. Vertreter in der EU nach Art. 27 DSGVO: DP-Dock GmbH, Ballindamm 39, 20095 Hamburg.
• BunnyWay d.o.o., Dunajska cesta 165, 1000 Ljubljana, Slowenien — speichert und liefert unsere Bilder und Videos aus und verwahrt Dateien, die Du uns per E-Mail oder WhatsApp schickst.
• Functional Software, Inc. („Sentry“), 45 Fremont Street, 8th Floor, San Francisco, CA 94105, USA — meldet uns technische Fehler, damit wir sie beheben können. Die Fehlerdaten liegen in der Region Frankfurt am Main. Wir haben Sentry so eingestellt, dass keine personenbezogenen Daten mitgesendet werden: Zugangsschlüssel werden aus Adressen entfernt, Cookies und Anmeldedaten gelöscht.
• Clerk, Inc., 660 King Street, Unit 345, San Francisco, CA 94107, USA — verwaltet die Anmeldung unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter am internen System. Gäste melden sich dort nie an; Deine Gästeseite erreichst Du ohne Konto über Deinen persönlichen Link.
• Slack Technologies Limited, Salesforce Tower, 60 R801, North Dock, Dublin, Irland — unser internes Nachrichtenwerkzeug. Bittest Du um Rückruf oder soll ein Mensch Dein Anliegen übernehmen, erhält unser Team dort eine Meldung mit Deinem Namen, Deinen Kontaktdaten und Deiner Nachricht. Slack lässt Daten auch durch die Slack Technologies, LLC in den USA verarbeiten.

Für die Reichweitenmessung dieser Website betreiben wir zusätzlich eine eigene Instanz der Analyse-Software Umami. Sie läuft bei Vercel in einem gesonderten Projekt, das unser Entwickler für uns verwaltet. Umami setzt keine Cookies, erkennt Dich nicht geräteübergreifend wieder und wird ohne Einwilligung geladen. Erfasst werden Angaben wie die aufgerufene Seite, die verweisende Website, Browser, Gerätetyp und der ungefähre Standort. Zusätzlich zählen wir einzelne Ereignisse, etwa den Aufruf der Buchungsstrecke samt Herkunftsangaben, Klicks auf WhatsApp, Telefon oder E-Mail und die Nutzung unseres Chats; schließt Du eine Buchung ab, zählen wir Objekt, Betrag sowie die Zahl der Nächte und Gäste — ohne Buchungsnummer. Auf Deiner Gästeseite läuft Umami nicht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist eine datensparsame Reichweitenmessung und zu erkennen, welche Wege zu Buchungen führen.

Zweck der übrigen in diesem Abschnitt genannten Verarbeitungen ist der Betrieb, die Sicherheit und die Fehlerfreiheit unserer Systeme sowie die Abstimmung in unserem Team. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit es um die Erfüllung Deines Vertrags geht, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

25. Kartendarstellung

Auf einigen Seiten zeigen wir eine Karte. Das Kartenmaterial stammt von der OpenStreetMap Foundation, St John's Innovation Centre, Cowley Road, Cambridge, CB4 0WS, Vereinigtes Königreich. Beim Laden der Karte übermittelt Dein Browser Deine IP-Adresse und Angaben zum verwendeten Gerät an deren Server. Wir binden kein Google Maps ein. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist die verständliche Darstellung der Lage unserer Unterkünfte. Für das Vereinigte Königreich besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission.

26. Übermittlung in Drittländer

Mehrere der oben genannten Anbieter sind Unternehmen mit Sitz in den Vereinigten Staaten. Einige Verarbeitungen haben wir auf Rechenzentren in Frankfurt am Main festgelegt: bei Vercel diese Website, Deine Gästeseite und unser Verwaltungssystem, außerdem Neon und Sentry. In den USA verarbeitet werden dagegen insbesondere die Daten unseres Chat- und Sprachassistenten (unter anderem bei Railway, Deepgram, ElevenLabs, LiveKit und Voyage AI), unsere E-Mails (Resend), WhatsApp-Nachrichten (Meta), Meldungen an unser Team (Slack), die Anmeldung unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (Clerk) sowie — nach Deinem Klick — das YouTube-Video (Google). Auch bei Anbietern mit europäischem Rechenzentrum lässt sich ein Zugriff aus den USA nicht in jedem Fall ausschließen.

Die Vereinigten Staaten sind kein Land mit einem generell angemessenen Datenschutzniveau. Insbesondere können dortige Behörden unter bestimmten Voraussetzungen auf Daten zugreifen, ohne dass Du davon erfährst oder dagegen in gleicher Weise vorgehen kannst wie in der Europäischen Union. Zulässig ist eine Übermittlung dorthin vor allem, wenn der Empfänger unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert ist (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission nach Art. 45 DSGVO) oder wenn mit ihm Standardvertragsklauseln der EU-Kommission vereinbart sind (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO); viele Anbieter nehmen diese Klauseln in ihre Vertragsbedingungen auf. Auf welche Grundlage sich die Übermittlung an einen bestimmten Anbieter stützt, teilen wir Dir auf Anfrage mit.

Für die Schweiz (Glutz) und das Vereinigte Königreich (OpenStreetMap Foundation) liegen Angemessenheitsbeschlüsse der EU-Kommission vor; dort ist ein den europäischen Anforderungen entsprechendes Schutzniveau anerkannt.